Pembangunan sistem pengurusan rekod undang-undang

Abstract

Maklumat dan pengetahuan adalah sumber strategik pengurusan diperlukan bagi melaksanakan tugas harian organisasi, membantu membuat keputusan yang tepat dan berkualiti, serta meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi. Selain itu, organisasi juga berupaya melaksanakan tugas dengan teratur, cekap dan berkesan; dan menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan adil. Kajian lampau mencadangkan supaya organisasi merancang dan melaksanakan program pengurusan rekod mengikuti prinsip, prosedur dan amalan terbaik yang diterima pakai pada peringkat global. Ini bagi memastikan kesahihan, keandalan (reliable) dan boleh dipercayai supaya boleh diterima di mahkamah. Pada hari ini, penggunaan teknologi maklumat yang meluas mengubah cara kerajaan beroperasi dalam melaksanakan fungsi dan aktivitinya. Pelaksanaan Kerajaan Elektronik (e-kerajaan) membuka era baru dalam pengurusan rekod elektronik. Dalam bidang perundangan, e-Syariah adalah salah satu daripada tujuh projek perintis kerajaan elektronik dan disusuli oleh e??-Kehakiman yang masih dalam proses penambahbaikan.Pindaan Pekeliling Perkhidmatan pada Mei 2007 dikenali sebagai Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007) menekankan penggunaan Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Elektronik dalam jabatan dan agensi kerajaan. Penggunaan Sistem pengurusan dokumen/rekod diberi fokus ekoran kesan daripada pengunaan teknologi maklumat (IT) yang intensif mengakibatkan penghasilan rekod elektronik dalam jumlah yang besar sehingga menimbulkan masalah sekiranya tidak diurus pada peringkat awal lagi. Selain itu, isu seperti pemeliharaan rekod elektronik dalam persekitaran teknologi yang pantas berubah dan ketidak seragaman sistem yang digunakan dalam semua jabatan undang-undang turut menjadi cabaran yang besar dalam pengurusan rekod elektronik. Justeru, penyelidikan ini bertujuan membangunan sistem pengurusan rekod yang luwes yang boleh diguna pakai oleh semua firma yang terbabit dengan rekod undang-undang. Sebelum sistem boleh dibangunkan, maklumat asas seperti status pengamalan pengurusan rekod, jenis rekod, keperluan pengurusan rekod yang diperlukan, mengenal pasti masalah sistem pengurusan rekod konvensional, masalah dan risiko dalam peralihan rekod konvensional kepada rekod elektronik dan kaji masalah yang dihadapi dalam sistem elektronik yang sedia ada perlu diketahui supaya sistem yang bakal dibina benar-benar berasaskan kepada keperluan dan keadaan sebenar oleh firma dalam sektor perundangan. Sistem pengurusan rekod meliputi penciptaan, pendaftaran, pengkelasan, penyebaran, penyelenggaraan, capaian dan pelupusan rekod. Oleh yang demikian, tanpa kajian awal berdasarkan keadaan sebenar, sistem yang bakal dibangunkan tidak mungkin dapat memenuhi segala keperluan dan spesifikasi pengguna. Sistem sedia ada yang dibangunkan untuk kegunaan organisasi tempatan adalah kurang menitikberatkan elemen pengurusan rekod.