Pentadbiran Elektronik : satu pendekatan strategik bagi pentadbiran institusi pengajian tinggi yang dinamik

Abstract

Keberkesanan Pentadbiran IPTA sering dikaitkan dengan Sistem Teknologi Maklumat. Sistem Teknologi Maklumat hari ini yang dapat memberikan pelbagai kemudahan dan kebaikan kepada mana-mana organisasi yang mengamalkannya sering didapati gagal mencapai objektifnya. Seharusnya selepas penggunaan ICT, bilangan staf sokongan akan berkurangan, kecekapan dan keberkesanan kerja akan meningkat, perbelanjaan operasi juga akan berkurangan dan keuntungan akan meningkat. Tetapi seringkali projek-projek ICT terutama diperingkat organisasi mengalami kegagalan samada perlaksanaan yang terhenti atau separuh jalan atau aplikasi yang dibangunkan tidak berfungsi dan tidak boleh memberikan manafaat kepada organisasi. Apakah punca-puncanya? Satu kajian terperinci berkaitan dengan cara dan pendekatan yang lebih strategik dan praktikal bagi memastikan ICT dapat memberikan sepenuh manafaat kepada sesebuah organisasi telah dibuat, dibangunkan dan dilaksanakan di KUKTEM dan didapati berjaya mewujudkan satu budaya kerja baru yang lebih berkesan dan efektif. Pendekatan Pentadbiran Elektronik ini dibuktikan dapat membantu organisasi khususnya IPTA mencapai objektif masing-masing. Dalam konsep Pentadbiran Elektronik (E-Management) ini, lima (5) prinsip utama telah dipertekankan didalam pembinaan dan perlaksanaan semua aplikasi ICT yang mana ianya adalah Integrasi, Automasi, Pintar, Tanpa Kertas dan Dinamik. Ianya juga menjurus kearah Pembangunan Pengurusan Pengetahuan (Knowledge Management) yang lebih komprehensif dan praktikal. Konsep ini juga memperkenalkan pendekatan baru pembinaan dan perlaksanaan aplikasi yang lebih praktikal terutama kepada organisasi alaf baru yang lebih dinamik dan terpaksa menguruskan perubahan-perubahan mengikut keadaan semasa, yang dikenali sebagai 'Rapid System Development & Deployment Life Cycle (RSDLC)' atau Pendekatan Cepat Pembinaan dan Perlaksanaan Sistem. Konsep Pentadbiran Elektronik ini juga mempertekankan budaya kerja Pentadbiran Elektronik (E-Management Culture) bagi memastikan kesinambungan kejayaannya.